Le logiciel de comptabilité : obligations des micro entreprises 

Les micro entreprises sont tenues à diverses obligations dans l’exercice de leurs activités et en particulier en comptabilité. En effet, cette dernière leur sert de preuve de leurs différentes opérations, dans la déclaration de leurs impôts, mais aussi pour garder en permanence une visibilité sur leurs comptes et leur trésorerie. Ces sociétés s’aident alors de logiciels de comptabilité pour se faciliter la tâche. Ces outils procurent plusieurs avantages que nous vous détaillerons dans cet article aux micro entrepreneurs.

Logiciel comptable : pour tenir un livre des recettes et des dépenses

Le livre des recettes ou du chiffre d’affaires

L’étendue et le déroulement de la comptabilité d’une entreprise dépend essentiellement de sa taille. Pour les auto-entrepreneurs et les micro entreprises qui comptent maximum 10 salariés, elle est plus allégée par rapport à celle des TPE, des PME et des GE. Les dirigeants d’entreprise peuvent alors tenir leur comptabilité eux-mêmes sans avoir recours à un expert comptable. Ils doivent juste respecter le formalisme du livre de recettes et du registre des achats exigés par l’administration fiscale : un peu plus compliqué que de générer un logo grâce à des outils d’IA, mais heureusement, des outils sont là pour leur simplifier le travail. Effectivement, les honoraires d’un expert comptable, tournant autour de 50 à 100 euros mensuels, constituent une ligne supplémentaire à ajouter à leur business plan et les nouveaux entrepreneurs n’en ont pas toujours les moyens.

Que noter dans les registres comptables :

• les références des pièces justificatives (numéro de factures de vos clients et de vos fournisseurs),
• leurs dates et leurs montants respectifs,
• l’identité de chaque client et fournisseur,
• ainsi que le solde dans la trésorerie de l’entreprise à la fin de chaque mois ou trimestre. L’entreprise doit alors garder une trace de chaque transaction effectuée (vente, prestation, location, etc.) par le biais de la facture.

Ces registres comptables ne peuvent en aucun cas être modifiés. Sinon ils risquent de ne plus valoir grand-chose et de vous coûter une amende. Le mieux est alors d’enregistrer les recettes au fur et à mesure qu’elles arrivent quotidiennement et dans l’ordre chronologique. Une fois qu’elles y sont inscrites, plus besoin d’y revenir. Cela allège également le travail des chefs d’entreprise et du personnel. Un logiciel de comptabilité permet d’automatiser ces opérations et est d’un grand soutien pour les micro entrepreneurs.

Le registre des achats ou des dépenses

Les micro entreprises spécialisées dans la vente de marchandises destinées à la grande consommation et dans l’hébergement doivent ouvrir un registre des achats liés à leurs activités. Les modes de règlements de chaque transaction financière (achat, mais aussi vente) doit également être précisé dans les livres comptables. Nombre d’entrepreneurs se demandent alors comment faire s’ils ont l’habitude de régler en espèces. Le total mensuel des paiements en espèces ne doit alors pas dépasser les 1 000 euros.

L’apparence de ces registres n’a pas à suivre de modèle ni de formalité particulière. Les jeunes entrepreneurs ont la chance d’avoir des modèles prêts à utiliser sur différentes applications mobiles comptables. Tout comme le fait de passer au numérique et de stocker toutes leurs données sur Cloud, le recours à ces technologies change la donne. Ces programmes les aident aussi à choisir le régime d’imposition le mieux adapté pour eux.

Si vous avez une imprimante sous la main, téléchargez vos modèles sur le site officiel de l’administration fiscale. Si non, des formats imprimés sont vendus dans le commerce.  

Logiciel de comptabilité : pour les déclarations au cours de l’année

Selon les statuts juridiques de leurs entreprises, les entrepreneurs doivent ou non déclarer régulièrement leur TVA. Les micro-entreprises en sont dispensées et bénéficient du dispositif de franchise en base de TVA. Elles doivent cependant faire apparaître en clair sur leurs factures la mention « TVA non applicable ».

Les sociétés accompagnent leurs déclarations d’impôts des registres et des livres comptables mentionnés plus hauts afin de justifier leurs rentrées et sorties d’argent diverses. Le chiffre d’affaires doit par exemple être déclaré tous les mois ou tous les trois mois au choix. Beaucoup se posent alors la question : doivent-ils tout de même le déclarer même s’ils ne font pas d’argent au début ? Les premiers mois, voire années, de l’entreprise étant souvent difficiles.

Un chiffre d’affaires nul doit être déclaré malgré tout. En cas de retard ou d’oubli, l’entrepreneur écope d’une amende de 50 euros. Il en va de même pour le nombre d’employés et les charges liées au personnel. Même si l’entreprise ne compte aucun employé, elle doit également le déclarer.