Staction = blog + wiki + forum en gestion de projet (15 invitations)

Dans la jungle des applications web de gestion de projets il y a un poids lourd (BaseCamp) et les autres.
Pourtant certaines initiatives mériteraient de gagner en visibilité de part leur approche originale. C’est le cas de Staction, de l’éditeur Paste Interactive, un nouvel entrant actuellement en version beta.

J’ai eu la chance d’être invité à tester cette nouvelle application qui entend bousculer la manière de gérer un projet. Dès la page d’accueil, le ton est donné: « Stop managing projects, Start managing people » Voyons en détails ce que vaut Staction.

Premières impressions
L’interface graphique est dépouillée, ce qui la rend simple. Chaque fonctionnalité est visible immédiatement. Ce qui frappe, c’est l’organisation: pas d’onglet par projet ou de sous-rubriques. Ici, tout fonctionne par tags et l’information peut être filtrées dans le flux pour en faire des vues personnalisées. Pour les personnes habituées à gérer un blog ou un Wiki, c’est idéal et la prise en main est immédiate.
On identifie rapidement deux parties principales pour gérer tout :

la message-box qui sert à taper le contenu (message, note, information, échéance …) et qui représente l’activité (le quoi)
la méta-box qui sert à saisir les méta-informations (projet, destinataire, temps, tags divers…) et qui représente le comportement (le comment)

Saisie du contenu
Comme expliqué précédemment, tout se passe dans la message-box. Lorsque l’on sélectionne celle-ci, un menu contextuel apparait à droite. Dans la message-box, il faut saisir le contenu. Dans le menu, il est possible:

de choisir à qui l’assigner (et par la même à qui le rendre visible),

de choisir à quel(s) projet(s) il est rattaché (ou pas si c’est un message transverse pour tous les projets ou sans projet)
de spécifier les fichiers à attacher au message, qui seront directement téléchargeables
de transformer le message en jalon de temps pour suivre l’activité (tracking)

de transformer le message en tache à réaliser (Todo)
de spécifier qu’il s’agit d’une réponse à un message précédent

Navigation, clavier et tags
Toutes ces opérations peuvent être faites au clavier, le menu supportant la navigation avec les flèches directionnelles.
Encore plus intéressant, il est possible de réaliser ces opérations grâce à des tags spécifiques:

@+ nom pour assigner le message à une personne ou l’impliquer
#+ projet pour rattacher le message à un projet

$ (ou Time:)+ temps pour tracer le temps
Todo pour spécifier qu’il s’agit d’une tache

Dans cet exemple, Lionel assigne une tache à son équipe (John). John reçoit la tache et indique qu’il y travaille. Lorsqu’il a fini, il indique le temps passé (2h) et marque la tache comme réalisée. Le temps gagné est énorme et la possibilité de créer de nouveaux tags ouvre des perspectives.

Gestion du temps
Nous avons vu qu’il est possible d’indiquer le temps passé grâce à un tag ($ ou Time:).
Lorsqu’un utilisateur se connecte, il lui est possible de voir combien de temps il a travaillé (il est possible de filtrer par projet ou par collègue). Pour l’administrateur du projet, il est possible de voir combien chacun a passé sur celui-ci et de visualiser le total (tous utilisateurs confondus).

Vues personnalisables
Toute l’information présentée dans le flux est personnalisable par utilisateurs, par projet, par type d’entrée, par dates… Tout se fait avec des filtres. Il est ainsi possible de créer énormément de listes présentant les messages de façon différentes en fonction de la cible. l’exemple le plus simple est la liste des ses « Todo » (type d’entrée = Todo et utilisateur = moi)

Les vues apparaissent dans le menu. En les sélectionnant, vous filtrez le flux à votre convenance. Dans cet exemple, j’ai mis en place 3 listes.

Il est possible de personnaliser les filtres. Il suffit de cliquer sur « customize » et de choisir ses critères. Le résultat apparait en direct, juste dessous, pour visualiser l’effet d’un critère. Dans cet exemple, la vue « Time Entries for Today » représente les messages qui ont un suivi du temps.

De plus, il est possible de les trier en fonction d’un critère (dates par exemple).

Flux RSS
A chaque vues correspond un flux RSS auquel il est possible de s’abonner. Ainsi, il est possible de suivre l’activité de quelqu’un (pour les managers) ou de tracer l’avancement d’un projet.

Archivage
Il est possible d’archiver des messages afin de rendre plus clair un flux d’information, un petit peu comme le fait Gmail. Les messages sont toujours accessibles mais ne polluent plus l’espace de travail. Il est tout à fait possible de revenir sur sa décision.

Administration
Staction permet de créer autant de comptes utilisateurs que souhaité. Chaque utilisateur peut personnaliser son espace graphiquement, ses vues, ses flux sa timezone.
L’application supporte l’affichage d’un avatar afin de rendre l’expérience plus conviviale.

Il existe surement d’autres fonctionnalités car l’application est en perpétuelle évolution, mais l’existant est déjà prometteur. Staction est à mi chemin en un Wiki, un blog et un forum. On peut même y voir un mini-réseau social d’entreprise (pour du micro-blogging par exemple). Il remplace avantageusement les échanges par emails (attachements de gros documents et discussions).

Quelques petites choses manquent comme la possibilité d’ajouter une date de fin (due-date) pour les taches et des possibilités de versioning pour les documents attachés. Il manque aussi l’auto-completion pour les tags. J’ai fais part de ces remarques aux créateurs et comme ils sont très réactifs, ils vont surement faire quelque chose pour améliorer cela.

Pour les gens intéressés, j’ai 15 invitations pour la béta privée. Les comptes seront surement pérennes. Un petit commentaire sympa (avec un email valide) avec votre demande dedans et le tour est joué. Premiers arrivés, premiers servies.