ShareFlow, un outil collaboratif pour améliorer la communication projet

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Dans les entreprises, quelles soient petites ou grosses, voire même individuelles, une grosse part de la communication passe par l’email.

Or l’email n’est pas la panacée. Bien souvent un email important pour un projet se trouve noyé au beau milieu de dizaines d’autres sans grande importance. Pire, certains filtres antispam peuvent avoir des faiblesses et considérer un email de travail comme un vulgaire spam (il suffit parfois d’abuser des liens hypertextes).

A force de voyager de boites en boites, l’information se perd et se dilue.

Shareflow est un webware de travail collaboratif qui permet de partager des « conversations » avec son équipe. Les flux s’organisent autour d’une place centrale, accessible par tous et à tout moment. De ce fait, aucune information n’est perdue.

Le principe repose donc sur des flux, chacun représentant un « sujet » particulier.. Il est possible de créer de nouveaux flux et d’y inviter les personnes concernées.

Seuls les participants d’un flux peuvent le voir et y accéder. Ils sont identifiables facilement dans la liste à droite du cadre et il est très facile d’en ajouter ou en retirer à tout moment.

Dans les conversations, il est possible de partager des documents, images, vidéos, cartes, sons … jusqu’à 100 Mo par fichier. Idéal pour faire des revues collaboratives de documents, ou pour discuter avec son client.

Les fichiers ainsi envoyés sont consultables depuis le web, sans recours à un quelconque logiciel externe, puisque ShareFlow s’appuie sur la technologie Scribd et possède ses propres lecteurs audio/vidéo.

Le gros plus, qui fait que ShareFlow se différencie des concurrents, est sa gestion par emails (email piping).
Chaque conversation se voit attribuer une adresse email. Il suffit alors d’envoyer des emails à cette adresse, et tout le contenu sera indexé dans la conversation.

Envoyer un document et créer une réunion devient aussi simple qu’envoyer un email, à la porté de tous, tout en ajoutant un coté collaboratif.

Bien entendu, l’ensemble de la plateforme ShareFlow est accessible depuis le web et même via votre smartphone grâce à une interface adaptée au mobiles.

Une bookmarklet pour Windows Live!, Yahoo! et Gmail est même proposée, pour augmenter votre productivité. Vous pouvez ainsi poster en quelques secondes seulement.

Si vous n’arrivez pas à accéder à la plateforme (pour une raison quelconque), un récapitulatif par email peut vous être envoyé et un flux RSS est disponible. Il suffit de vous abonner pour rester au fait.

Pour finir de vous convaincre, voici une petite vidéo qui montre le fonctionnement de base de ShareFlow:

L’inscription au service prend exactement 10 secondes. Un compte gratuit est proposé et ses seules limitations sont l’espace de stockage et le nombre de conversations actives (5 aujourd’hui).
Les comptes premium vont de 20 à 80 dollars.

ShareFlow est à mon avis un très bon webware de communication et de collaboration qui met de l’huile dans vos gestions de projets.

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