Software de contabilidade: obrigações das microempresas 

As microempresas estão sujeitas a várias obrigações no exercício das suas atividades e, em particular, na contabilidade. Com efeito, este serve como prova das suas diversas operações, na declaração dos seus impostos, mas também para manter uma visibilidade permanente das suas contas e do seu numerário. Essas empresas então usam software de contabilidade para facilitar sua tarefa. Essas ferramentas oferecem diversas vantagens que detalharemos neste artigo aos microempreendedores.

Software de contabilidade: para manter um livro de receitas e despesas

O livro de receitas ou volume de negócios

A extensão e a evolução da contabilidade de uma empresa dependem essencialmente da sua dimensão. Para autoempreendedores e microempresas com no máximo 10 funcionários, é mais leve em relação às VSEs, PMEs e GEs. Os gerentes de negócios podem então manter suas próprias contas sem recorrer a um especialista contabilidade. Basta respeitar o formalismo do livro de receitas e registo de compras exigido pelo Fisco: um pouco mais complicado do que gerar um logotipo usando ferramentas de IA, mas, felizmente, existem ferramentas para simplificar seu trabalho. Com efeito, os honorários de um contabilista, que rondam os 50 a 100 euros por mês, constituem uma linha adicional a acrescentar ao seu plano de negócios e nem sempre os novos empreendedores têm meios.

O que observar nos registros contábeis:

• as referências dos documentos comprovativos (número da fatura dos seus clientes e dos seus fornecedores),
• suas respectivas datas e valores,
• a identidade de cada cliente e fornecedor,
• bem como o saldo do caixa da empresa ao final de cada mês ou trimestre. A empresa deve então acompanhar cada transação realizada (venda, serviço, aluguel, etc.) por meio da fatura.

Esses registros contábeis não podem em nenhum caso ser modificado. Caso contrário, correm o risco de não valer muito e custar-lhe uma multa. É melhor registrar as receitas à medida que chegam diariamente e em ordem cronológica. Uma vez cadastrados, não há necessidade de voltar. Também alivia a carga de trabalho dos gerentes de negócios e funcionários. A software de contabilidade possibilita automatizar essas operações e é de grande suporte para os microempreendedores.

O registro de compras ou despesas

As microempresas especializadas na venda de bens destinados ao consumo massivo e no alojamento devem abrir um registo de compras relacionadas com as suas atividades. Os métodos de pagamento para cada transação financeira (compra, mas também venda) também devem ser especificados nos livros contábeis. Muitos empresários então se perguntam o que fazer se estão acostumados a pagar em dinheiro. O total de pagamentos mensais em dinheiro não deve exceder 1 euros.

A apresentação destes registos não tem de seguir nenhum modelo ou formalidade particular. Os jovens empreendedores têm a sorte de ter modelos prontos para usar em diferentes aplicativos móveis de contabilidade. Assim como se tornar digital e armazene todos os seus dados na nuvem, o uso dessas tecnologias é um divisor de águas. Esses programas também os ajudam a escolher o regime tributário mais adequado para eles.

Se você tiver uma impressora à mão, baixe seus modelos no site oficial da repartição de finanças. Caso contrário, os formatos impressos são vendidos comercialmente.  

Software de contabilidade: para declarações durante o ano

Dependendo dos estatutos legais das suas empresas, os empresários devem declarar o seu IVA regularmente ou não. As microempresas estão isentas e beneficiam do sistema de franchising baseado em IVA. No entanto, devem indicar claramente nas suas faturas a menção “IVA não aplicável”.

As empresas acompanham as suas declarações fiscais com os registos e livros contabilísticos acima referidos de forma a justificar as suas diversas entradas e saídas de caixa. O volume de negócios deve, por exemplo, ser declarado todos os meses ou a cada três meses, conforme desejado. Muitos então se perguntam: eles ainda têm que declarar mesmo que não ganhem dinheiro no começo? Os primeiros meses, até anos, da empresa costumam ser difíceis.

Um volume de negócios zero deve ser declarado apesar de tudo. Em caso de atraso ou omissão, o empreiteiro é multado em 50 euros. O mesmo se aplica ao número de funcionários e custos com pessoal. Mesmo que a empresa não tenha funcionários, ela também deve declarar.