Pourquoi assembler des fichiers PDF au bureau ?

Pourquoi assembler des fichiers PDF au bureau ?

Le format PDF (pour Portable Document Format) est sans aucun doute le plus répandu au monde quand il s’agit de partager des documents informatiques. Créé en 1992 par Adobe, devenu un standard ISO dès les années 2000, il est aujourd’hui utilisé par tout le monde.

Parmi les nombreuses possibilités offertes par ce format, il en est une méconnue qui peut pourtant résoudre bien des problèmes : le regroupement de plusieurs PDF en seul fichier, connu sous son nom anglais de « Merge PDF ».

Vous ne l’avez jamais utilisée ? Vous n’en voyez pas l’intérêt ?

Lisez donc ces quelques lignes, et devenez plus efficace au bureau !

Comment fonctionne la fonction Merge PDF ?

Sur le principe, il n’y a rien de plus simple : vous sélectionnez plusieurs fichiers au format PDF, que vous rassemblez en un seul document contenant tous les autres.

C’est l’équivalent virtuel du classeur. Au lieu d’avoir plusieurs feuilles volantes (les fichiers initiaux), elles sont toutes rangées et classées dans un classeur (le document final), ce qui les rend plus facilement accessibles. Et surtout, vous ne risquez plus de les perdre !

Pourquoi regrouper des fichiers PDF ?

Il existe de multiples raisons qui peuvent vous poussez à utiliser la fonction Merge PDF. Voici quelques-unes des plus courantes.

La numérisation d’archives

Il s’agit d’une tâche nécessaire mais chronophage. Non seulement il faut scanner tous ces documents, mais ensuite il est nécessaire de bien les organiser et les ranger pour que l’information ne se perde pas.

C’est ici que l’outil de regroupement de fichiers PDF permet de gagner un temps considérable. Plutôt que de renommer tous les documents scannés (ex. : Fiche de paie_François Martin_041998.pdf) et de les sauvegarder dans un dossier dédié, il est possible de tous les regrouper dans un seul et même document, dans lequel on retrouve toute l’information (ex. : Fiche de paie_1998.pdf).

Le gain de temps existe non seulement au moment de la création du fichier, mais aussi lors de toutes les consultations ultérieures.

Le travail collaboratif

Le travail d’équipe est la clé pour avancer dans le monde du travail. C’est grâce à la collaboration de plusieurs personnes que les plus grands projets voient le jour.

Oui, mais… au final, chaque membre de l’équipe exécute une tâche, dont le résultat est un document PDF. Ainsi, le responsable du projet hérite d’une dizaine de fichiers complémentaires. Ensemble, ils constituent l’aboutissement d’une mission importante, mais séparément ce ne sont que des documents de travail…

Le fait de pouvoir regrouper tous ces fichiers en un seul document final est donc nécessaire. Ceci est encore plus vrai pour des projets d’envergure, qui impliquent la collaboration de plusieurs équipes, voire de plusieurs entreprises.

La signature de documents légaux

Les contrats sont importants, et ils constituent même la base du monde du travail. Contrat commercial, contrat de travail, contrat de collaboration… Ces documents font souvent plusieurs pages, et comptent de nombreuses annexes.

Au moment de la signature, il est fréquent de séparer chaque page et chaque annexe. Mais, une fois signé, il est bien plus pratique de n’avoir qu’un seul fichier contenant toute l’information.

Encore une fois, la possibilité de regrouper les PDF permet un gain de temps et de place, ainsi qu’une facilité d’organisation imbattable.

Ceci est encore plus vrai lorsque les documents doivent être signés par de nombreuses personnes, ce qui contribue à créer plusieurs versions d’un fichier.

Le gain de place

La raison principale pour regrouper des fichiers PDF est parfois toute simple : le souhait de gagner de la place. La fonction Merge PDF permet en effet de n’avoir qu’un seul fichier au lieu d’une dizaine, et d’économiser de l’espace de stockage.

Ceci peut vous éviter d’avoir à investir dans un nouveau disque dur ou une version premium de votre cloud : une économie toujours bonne à prendre.

Le partage de documents

Plutôt que d’envoyer plusieurs fichiers par mail, vous pouvez les regrouper en un seul document facilement consultable par le destinataire.

Exemple concret :

Vous désirez présenter votre candidature au poste de vos rêves dans une nouvelle entreprise. En plus de votre CV et de votre lettre de motivation, vous envoyez aussi une copie de votre diplôme, les différents certificats que vous possédez, ainsi que quelques lettres de recommandation des vois anciens employeurs.

Tout ceci augmente vos chances, mais remplit aussi la boîte mail du responsable de recrutement. Avec de plus le risque que l’un des fichiers se perde ! (Et, selon la loi de Murphy, ce sera celui qui vous aurait fait obtenir le job).

La solution est toute trouvée : regrouper tous ces documents dans un seul et même fichier au format PDF, sobrement intitulé Dossier de Candidature_Guillaume Martin.

La facilité d’impression

À l’heure où la protection de l’environnement est devenue l’une des principales préoccupations des entreprises, l’impression sur papier n’est pas en odeur de sainteté, même s’il existe des processus d’impression écologique.

S’il s’avère indispensable, pour quelque raison que ce soit, d’imprimer vos documents au format PDF, ce sera beaucoup plus simple si ceux-ci sous regroupés sous un seul et même fichier.

Plutôt que d’ouvrir et lancer l’impression pour chaque page, vous n’aurez qu’à ouvrir le document dans lequel elles sont toutes assemblées, et lancer l’impression.

La protection des données

Le format PDF est l’un des plus sûrs qu’il existe, et la protection de vos données peut même être améliorée à l’aide de différentes options (mot de passe et autres).

Mais c’est aussi l’un des formats les plus répandus, compatible avec tous les systèmes d’exploitation, et accessible depuis tous les appareils (ordinateur, tablette, Smartphone). En conséquence, un fichier PDF perdu, ou volé, peut facilement être consulté par un tiers…

Regrouper tous vos documents en un seul PDF n’en améliore pas la sécurité informatique, mais diminue fortement le risque de l’égarer malencontreusement. Pour reprendre l’exemple du classeur : vous avez beaucoup moins de chance de perdre un classeur entier, qu’une simple feuille volante…

Le mot de la fin

Le monde professionnel est devenu extrêmement compétitif et chaque détail compte.

La possibilité de regrouper les PDF n’est pas révolutionnaire, mais, bien utilisée, elle permet de gagner en temps, en place et en efficacité. Et, au final, cela peut faire toute la différence entre réussite et échec !

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