Software de contabilidad: obligaciones de las microempresas
Las microempresas están sujetas a diversas obligaciones en el ejercicio de sus actividades y en particular en la contabilidad. De hecho, este último sirve como prueba de sus diversas operaciones, en la declaración de sus impuestos, pero también para mantener una visibilidad permanente en sus cuentas y su caja. Estas empresas luego utilizan software de contabilidad para facilitar su tarea. Estas herramientas brindan varias ventajas que detallaremos en este artículo a los microempresarios.
Software de contabilidad: para llevar un libro de recibos y gastos
El libro de recibos o facturación
El alcance y curso de la contabilidad de una empresa depende esencialmente de su tamaño. Para autoempresarios y microempresas con un máximo de 10 empleados, es más liviano en comparación con las VSE, las PYME y las GE. Los gerentes comerciales pueden entonces llevar sus propias cuentas sin tener que recurrir a un experto contabilidad. Solo tienen que respetar el formalismo del recetario y registro de compras exigido por Hacienda: un poco más complicado que generar un logotipo usando herramientas de IA, pero afortunadamente, existen herramientas para simplificar su trabajo. Efectivamente, los honorarios de un contable, en torno a 50 o 100 euros al mes, constituyen un renglón adicional a sumar a su plan de empresa y los nuevos emprendedores no siempre tienen los medios.
Qué anotar en los registros contables:
- las referencias de los documentos justificativos (número de factura de sus clientes y de sus proveedores),
- sus respectivas fechas y montos,
- la identidad de cada cliente y proveedor,
- así como el saldo en caja de la empresa al cierre de cada mes o trimestre. La empresa debe entonces llevar un registro de cada transacción realizada (venta, servicio, alquiler, etc.) a través de la factura.
Estos registros contables no pueden de ninguna manera ser modificado. De lo contrario, corren el riesgo de no valer mucho y costarle una multa. Lo mejor es registrar las recetas a medida que llegan diariamente y en orden cronológico. Una vez registrados, no hay necesidad de volver. También aligera la carga de trabajo de los gerentes comerciales y el personal. A lógica de compatibilidad permite automatizar estas operaciones y es de gran apoyo para los microempresarios.
El registro de compras o gastos.
Las microempresas especializadas en la venta de bienes destinados al consumo masivo y en el alojamiento deben abrir un registro de compras relacionadas con sus actividades. Los métodos de pago para cada transacción financiera (compra, pero también venta) también deben especificarse en los libros de contabilidad. Muchos empresarios se preguntan entonces qué hacer si están acostumbrados a pagar en efectivo. Los pagos mensuales totales en efectivo no deben exceder los 1 euros..
La aparición de estos registros no tiene que seguir ningún modelo o formalidad en particular. Los jóvenes emprendedores tienen la suerte de tener plantillas listas para usar en diferentes aplicaciones móviles de contabilidad. Al igual que volverse digital y almacenar todos sus datos en la nube, el uso de estas tecnologías es un cambio de juego. Estos programas también les ayudan a elegir el régimen fiscal más adecuado para ellos.
Si tiene una impresora a mano, descargue sus plantillas del sitio web oficial de la oficina de impuestos. Si no, los formatos impresos se venden comercialmente.
Software de contabilidad: para declaraciones durante el año
Dependiendo de los estatutos legales de sus empresas, los empresarios deben declarar su IVA regularmente o no. Las microempresas están exentas y se benefician del sistema de franquicia basado en el IVA. No obstante, deberán indicar claramente en sus facturas la mención “IVA no aplicable”.
Las empresas acompañan sus declaraciones de impuestos con los registros y libros de contabilidad antes mencionados a fin de justificar sus distintas entradas y salidas de efectivo. El volumen de negocios debe, por ejemplo, declararse cada mes o cada tres meses, según se desee. Muchos entonces se hacen la pregunta: ¿todavía tienen que declararlo incluso si no ganan dinero al principio? Los primeros meses, incluso años, de la empresa suelen ser difíciles.
Hay que declarar una facturación cero a pesar de todo. En caso de retraso u omisión, el contratista es multado con 50 euros. Lo mismo se aplica al número de empleados y los costes de personal. Incluso si la empresa no tiene empleados, también debe declararlo.