Proč skládat soubory PDF v kanceláři?

Proč skládat soubory PDF v kanceláři?

Hodnotit tento příspěvek

Formát PDF (pro Portable Document Format) je nepochybně nejrozšířenější na světě, pokud jde o sdílení počítačových dokumentů. Vytvořeno v roce 1992 společností Adobe, které se stalo standardem ISO v roce 2000, nyní jej používá každý.

Mezi mnoha možnostmi, které tento formát nabízí, je jedna neznámá, která však může vyřešit mnoho problémů: seskupení několika PDF do jednoho souboru, známého pod anglickým názvem „ Sloučit PDF ".

Nikdy jsi to nepoužil? Nevidíš smysl?

Přečtěte si těchto pár řádků a staňte se efektivnějšími v kanceláři!

Jak funguje funkce Merge PDF?

V zásadě není nic jednoduššího: vyberete několik souborů ve formátu PDF, které shromáždíte do jednoho dokumentu obsahujícího všechny ostatní.

Je to virtuální ekvivalent kartotéky. Namísto více volných listů (počátečních souborů) jsou všechny uloženy a uloženy v jednom pořadači (konečný dokument), takže jsou snadněji přístupné. A především už vám nehrozí jejich ztráta!

Proč kombinovat soubory PDF?

Existuje mnoho důvodů, proč byste mohli chtít použít funkci Sloučit PDF. Zde jsou některé z nejběžnějších.

Digitalizace archivů

To je nezbytný, ale časově náročný úkol. Všechny tyto dokumenty je nutné nejen naskenovat, ale pak je nutné je dobře uspořádat a uložit, aby se informace neztratily.

Zde nástroj PDF Consolidator ušetří spoustu času. Namísto přejmenování všech naskenovaných dokumentů (např.: Payslip_François Martin_041998.pdf) a jejich uložení do vyhrazené složky je možné je všechny seskupit do jednoho dokumentu, ve kterém najdeme všechny informace (např. Pay slip_1998.pdf) .

Úspora času existuje nejen při vytváření souboru, ale i při všech následných konzultacích.

Společná práce

Týmová práce je klíčem k postupu ve světě práce. Právě díky spolupráci několika lidí spatřily světlo světa ty největší projekty.

Ano, ale… nakonec každý člen týmu provede úkol, jehož výsledkem je PDF dokument. Projektový manažer tedy zdědí asi deset dalších souborů. Společně jsou vyvrcholením důležité mise, ale samostatně jsou to pouze pracovní dokumenty…

Schopnost sloučit všechny tyto soubory do jediného konečného dokumentu je proto nezbytná. To platí ještě více pro velké projekty, které zahrnují spolupráci několika týmů, dokonce několika společností.

Podepisování právních dokumentů

Smlouvy jsou důležité a tvoří dokonce základ světa práce. Obchodní smlouva, pracovní smlouva, smlouva o spolupráci... Tyto dokumenty mají často několik stránek a obsahují četné přílohy.

Při podepisování je běžné oddělit každou stránku a každou přílohu. Po podepsání je však mnohem praktičtější mít pouze jeden soubor obsahující všechny informace.

Opět platí, že možnost seskupovat soubory PDF šetří čas a prostor a také nepřekonatelně snadnou organizaci.

To platí ještě více, když dokumenty musí být podepsány mnoha lidmi, což přispívá k vytváření více verzí souboru.

Šetření místa

Hlavní důvod pro seskupování souborů PDF je někdy docela jednoduchý: touha ušetřit místo. Funkce Merge PDF umožňuje mít pouze jeden soubor namísto deseti a šetřit úložný prostor.

To vám může ušetřit nutnost investovat do nového pevného disku nebo prémiové verze vašeho cloudu: úspory, které je vždy dobré vzít.

Sdílení dokumentů

Namísto posílání několika souborů e-mailem je můžete sloučit do jednoho dokumentu, který může příjemce snadno zobrazit.

Konkrétní příklad:

Chcete se ucházet o svou vysněnou pozici v nové společnosti. Kromě životopisu a motivačního dopisu zašlete také kopii diplomu, různých certifikátů, které vlastníte, a také několik doporučujících dopisů od bývalých zaměstnavatelů.

To vše zvyšuje vaše šance, ale také zaplňuje schránku náborového manažera. S větším rizikem, že jeden ze souborů bude ztracen! (A podle Murphyho zákona by to byl ten, kdo vám sehnal tu práci).

Řešení se našlo: seskupte všechny tyto dokumenty do jediného souboru ve formátu PDF s střízlivým názvem Dossier de Candidature_Guillaume Martin.

Snadnost tisku

V době, kdy se ochrana životního prostředí stala jedním z hlavních zájmů firem, není tisk na papír ve vůni svatosti, i když existují ekologický tiskový proces.

Pokud je z jakéhokoli důvodu nezbytné tisknout dokumenty ve formátu PDF, bude mnohem jednodušší, pokud budou seskupeny do jednoho souboru.

Namísto otevírání a tisku každé stránky stačí otevřít dokument, ve kterém jsou všechny sestaveny, a začít tisknout.

Ochrana dat

Formát PDF je jedním z nejbezpečnějších, který existuje, a ochranu vašich dat lze dokonce zlepšit pomocí různých možností (heslo a další).

Je to ale také jeden z nejrozšířenějších formátů, kompatibilní se všemi operačními systémy a dostupný ze všech zařízení (počítač, tablet, smartphone). Výsledkem je, že ztracený nebo odcizený soubor PDF může snadno zobrazit třetí strana…

Sloučení všech dokumentů do jednoho PDF nezlepší zabezpečení počítače, ale výrazně sníží riziko jeho náhodného umístění. Vezměme si znovu příklad sešitu: máte mnohem menší šanci, že ztratíte celý sešit, než jednoduchý volný list...

Slovo konce

Profesionální svět se stal extrémně konkurenčním a každý detail se počítá.

Možnost seskupování PDF není převratná, ale při dobrém použití šetří čas, prostor a efektivitu. A nakonec to může znamenat rozdíl mezi úspěchem a neúspěchem!